2023-05-15

Vad innebär Software Asset Management (SAM)?

Software Asset Managers – SAM

Att IT är en nödvändig del för företag idag är så självklart att det nästan kan gå osagt. Det krävs applikationer, system och anslutningar för att sälj, marknad, ekonomi, hr, produktionsavdelningar och mer ska kunna arbeta obehindrat. Numera så köps oftast nyttjanderätten av applikationer och plattformar på prenumerationsbasis, som sedan används på företagets enheter. Med många olika leverantörer, licenskvantiteter och enhetstyper så blir det snabbt svårt att veta vad som används, och kanske till och med att veta vad som ens har köpts in. Det är där som Software Asset Managers kommer in.

Software Asset Management, förkortat SAM, kallas det strategiska arbetet och de tekniska hjälpmedel som hjälper med att se över och optimera kostnader för mjukvara och mjukvarulicenser. Det finns många olika typer av SAM-verktyg med olika grader av funktionalitet. Men gemensamt för många SAM-verktyg är att de direkt eller indirekt kan kontrollera, analysera och styra de applikationer som finns på företagets enheter.

HAM, ITAM, SAM, DAM?

Det finns en stor mängd Asset Management-koncept. Asset Management syftar på den mest övergripande nivån om att skydda tillgångar. Det syftar inte bara till fysiska eller digitala tillgångar, utan även ekonomiska tillgångar. Asset Management har därför starka kopplingar till strategiskt arbete och uppsättning av policyer, bland annat för att organisationen behöver effektiva rutiner och lag- och kontraktsefterlevnad.

Närliggande Software Asset Management (SAM) finns exempelvis IT Asset Management (ITAM), Digital Asset Management (DAM), Hardware Asset Management (HAM). Exakt hur de olika koncepten varierar – vissa menar att ITAM är synonymt med SAM, andra att ITAM är bredare. HAM kan argumenteras distinkt från SAM, men i praktiken så är de klart närliggande. Helt enkelt så kan koncepten konstateras vara närliggande och syfta till liknande och/eller överlappande områden. Kategoriseringarna är sällan hjälpsamma eftersom ingen tydlig konsensus finns för hur de skiljer sig åt.

Bakgrunden till Software Asset Managers

Bakgrunden till SAM sträcker sig tillbaka till 1980-talet, då det blev vanligare för organisationer att använda flera system och it-miljöns komplexitet ökade påtagligt. Därför uppstod behovet att överblicka inköpen och utgifterna för att organisationen skulle ha kontroll på kostnadsposterna.

1989 släppte den brittiska myndigheten CCTA (Central Computer and Telecommunications Agency) en samling dokument som listade rekommendationer och best IT-practices. Samlingsnamnet på dokumentbiblioteket var Information Technology Infrastrucure Library, då även känt som förkortningen ITIL. ITIL var ett av de första försöken att uppmuntra en systematisk överblick av IT-användningen och IT-tillgångarna. Numera är ITIL en varumärkesskyddad term som ägs av PeopleCert. Den fjärde och senaste utgåvan av ITIL kom 2019.

Hur fungerar Software Asset Management-verktyg?

Agenter

SAM-produkter kräver åtkomst till bolagets enheter för att kunna analysera vad som finns installerat. Den åtkomsten brukar oftast ske via en programvara – en agent – som installeras på varje enhet. Utan agenten kan enheten inte analyseras.

Agenten kan hämta så mycket information som den är designad att göra, vilket bland annat innefattar enhets- och systeminformation, installerade applikationer, enhetsanvändning inklusive körda applikationer och hanteringen av dessa, med mera. I praktiken kan allt som finns på enheten och alla anslutningar som sker till samt från enheten redovisas av agenten.

Den största fördelen med att använda agenter är att mycket ingående och detaljerad information kan utvinnas. Det största problemet är dock det tidskrävande och stora arbetet som är att få agenterna aktiva på alla enheter. Det ofta krävs vissa manuella ingrepp att sätta upp agenten på rätt sätt. Kombinera sedan det med nyanställningar till olika avdelningar på ett multinationellt bolag, och den svåra uppgiften för en central IT-avdelning blir snabbt tydlig.

Katalogtjänster

Om en SAM-produkt inte använder installerade agenter för att överblicka organisationens enheter så finns ett huvudsakligt annat alternativ, vilket är att sammanställa redan insamlad information. Ett praktiskt exempel är hur Microsoft erbjuder tjänsten Intune som möjliggör enhetshantering och -säkring på distans. Intune synkroniseras med användarkatalogen Active Directory eller Azure Active Directory, och uppdaterar rättigheter och behörigheter utifrån användarens tjänst och roll.

Eftersom Intune vid installationen ställts in för att hämta information från enheterna så går det med relativt enkla medel att använda Intune som en informationskanal – motsvarande en agent. SAM One använder den här metoden för att utvinna enhetsinformation, vilket är varför några installerade agenter inte krävs. Däremot så behöver organisationen använda Intune för att SAM One ska fungera.

Vad är fördelarna med att använda SAM-verktyg?

Kontroll på licenser

Från ett licensperspektiv så är fördelen påtaglig med SAM-produkter. Att direkt kunna se hela den inköpta licenspoolen och hur många licenser som tilldelats utan att behöva växla mellan olika portaler och vyer gör det enklare att överblicka. Och det i sin tur ökar sannolikheten att förstå helheten, men även att agera enligt vad informationen visar.

Microsoft-licenser använder de flesta idag. Vare sig det är någon Microsoft 365-licens, någon i Enterprise-sviten eller något annat. Och med tanke på mängden och bredden av licenser så är det svårt att hålla inköpen och nyttjandet exakt – inte minst när det gäller en större organisation med flera avdelningar.

Bättre underlag vid revisioner

Audits, revisioner, myndighets-/företagkontroller, tillsyner – ja, kärt barn har många namn. Att hoppas på att revisionerna inte dyker upp är dock ett högt spel som kan få dyra konsekvenser. Både leverantörer och myndigheter kan begära kontroller för att se över kontrakts- eller lagefterlevnaden. När det händer så är det viktigt för all info att finnas sammanställd.

Revisioner kan inte undvikas, men det går att minska risken av konsekvenserna. Genom att ha löpande kontroller av licenser och enheter så kan risken för böter eller andra otrevliga överraskningar kontrolleras – och kanske till och med elimineras.

Naturlig väg att optimera IT-miljön

Arbetet med strategisk kontroll och översikt i en organisation går hand i hand med arbetet med att effektivisera. Bättre insikt gör att åtgärder får bättre underlag och detaljerat kan följas upp.

Att se vilka applikationer som finns i organisationen gör det enklare att veta om, till exempel, skugg-IT är ett problem eller om de etablerade rutinerna fungerar som de ska. Det blir enklare att se vilka användare som utgör risker, och det blir också tydligare med vilka åtgärder som kan lösa problemen.

Några praktiska frågor som bör ställas:

Finns det någon rutin för vilka programvaror som ska användas inom organisationen?
Finns det någon process för vilken/vilka applikationsversioner som ska användas? Hur och när ska användare uppdatera till nyare versioner?
Vilken är processen för att godkänna nya applikationer eller verktyg inom organisationen?

Tydliggöra vilka kostnader som kan sänkas

Med insikten från exempelvis SAM-verktyg så blir organisationens processer och tillgångar tydliga. Och framför allt när det gäller licenser så kan det finnas stora möjligheter att spara pengar.

Mängden licenser som en organisation köper in för att nyttja en plattform eller programvara brukar vid inköpet överensstämma med antalet som ska nyttja den. Men allt eftersom tiden går tillkommer nya användare, andra lämnar organisationen. Vissa konton blir kvar, andra tas bort.

Att kunna se andelen använda licenser mot andelen inköpta licenser är i teorin enkelt och snabbt, men i praktiken kräver det flera inloggningar i sällan besökta portaler och obekanta vyer. Tydligt framställda siffror gör det tydligt hur nyttjandet ser ut, och om det finns behov av att minska licensmängden (och det brukar finnas gott om utrymme att skala ner eller säga upp licenser!).

SAM One hjälper

SAM One hjälper din organisation att spara pengar, att skapa bättre styrning i din organisation, att informerade beslut kan fattas med hjälp av relevant information. Kontakta oss idag, klicka på knappen för att boka ett introduktionsmöte eller för att få en gratisdemo av produkten.